“Minder werken en meer doen, zo krijg je het voor elkaar”

’s Ochtends direct je mailbox openen en de nieuwe mailtjes beantwoorden zodat anderen verder kunnen. Stiekem kost dat altijd meer tijd dan je denkt en voordat je het weet is het alweer 11 uur en gaat het niet meer lukken om voor de lunchpauze aan je eigen taak te beginnen. Dan maar na de lunch. Maar dan is er de welbekende after dinner dip en is het nu echt niet het juiste moment om aan die grote taak te beginnen. Dan verschuiven we dat naar morgen. Zeg eens eerlijk, hoe herkenbaar is dit voor je?

“We denken dat we allemaal heel efficiënt en productief werken, maar het tegenovergestelde is waar. We doen juiste het omgekeerde. Onze productiviteit daalt en we lopen continu achter de feiten aan. Niet voor niets zijn er veel mensen die zich mentaal niet fit voelen en tegen een burn-out aanlopen”, start Anneleen. Ze is gespecialiseerd in gewoonteveranderingen die ons brein versterken, onze productiviteit verbeteren en ons werkgeluk verhogen. In haar dagelijks werk krijgt ze vaak de vraag naar een magisch timemanagementplan. Een plan waarin we alles wat we willen gedaan krijgen. “En dan moet ik mensen meteen teleurstellen, want zo’n plan bestaat niet. Je kunt niet álle ballen in de lucht houden. Zeker niet in je eentje.”

“Als jij niet bepaalt waar je tijd en aandacht naartoe gaat, dan bepalen anderen dat voor jou”

‘Kiezen is verliezen’

We houden graag alle ballen in de lucht en geen mag er vallen. Dat gold ook voor Anneleen. Totdat ze – toen ze in twee jaar tijd drie kinderen kreeg, waarvan één tweeling – besefte dat het gewoon niet meer haalbaar was. “Mijn standaardantwoord als mensen me vragen hoe ik alle ballen in de lucht kan houden, is: ‘Als je het niet meer rondkrijgt, is het tijd om keuzes te maken’. Ik zie het zeer succesvolle mensen doen. Ook geloof ik niet in een én-én-én-verhaal. Dan lever je meestal maar half werk en loop je voortdurend achter de feiten aan. Gericht keuzes maken en daar dan voluit voor gaan, daar ligt voor mij de sleutel van een gelukkig én succesvol leven.”

Keuzes maken daar zijn we van nature niet erg goed in. “Ik denk dat we denken: kiezen is verliezen. Maar als je niet kiest, verlies je ook. Je laat dan anderen bepalen wat voor jou belangrijk is. Kiezen is juist vooruitgaan. Hoe je dat doet? Zorg dat je goed voorbereid bent. Pak een reflectiemoment per week en maak voor volgende week een top drie met dingen waar je de meeste aandacht aan wilt besteden, bijvoorbeeld: mijn gezin, mijn werk en mijn gezondheid.

Het helpt als je weet wie je wilt zijn en wat je doelen zijn. Dan weet je ook waar je aandacht aan moet besteden om dat te bereiken. Als je voorbereid bent, kun je makkelijker nee zeggen. Je kunt je verantwoorden en uitleggen. Doe wat je wilt doen goed. Alles tegelijk kan niet. En zijn al jou to-do’s wel even belangrijk? Kijk er kritisch naar. Op welke to-do’s ga je je focussen? Kun je ook schuiven? In tijd of naar een ander persoon? Moet je het zelf doen, of kan iemand anders het ook doen? Wees realistisch en durf vooral ook af en toe een aantal to-do’s schaamteloos te schrappen.”

Multitasken is uit de mode

“Onze aandacht is constant versnipperd doordat we alles tegelijk doen. We houden onze mail bij, reageren op binnenkomende appjes en beantwoorden vragen van collega’s die aan ons bureau staan. Hierdoor raken we niet meer in een flow. En juist als we in een flow zijn, voelen we voldoening. Het duurt tot 25 minuten voordat je in de diepste laag van je flow raakt. Telkens als je afgeleid bent, moet je opnieuw beginnen.

Onze productiviteit is dan ook lager dan ooit met als gevolg dat we niet alleen trager gaan werken, maar ons geheugen ook minder goed werkt. En de oplossing hoeft helemaal niet zo ingewikkeld te zijn. We weten stiekem allemaal best wat we nodig hebben om veel bergen werk te verzetten. En we weten ook dat de afleiding van onze mobiel, de mail, chat en kletsende collega’s niet heel bevorderlijk is voor onze concentratie. Maar de stap zetten van iets willen naar iets doen blijkt in de praktijk heel lastig.”

Veranderen van gewoontes

Het veranderen van gewoontes is lastig en heeft tijd nodig. Anneleen geeft tips om hiermee te starten: “Het begint bij de bewustwording van je gedachten. Als je die helder hebt, kun je je mindset omschakelen. Het aanpassen van je gewoontes zal in het begin raar aanvoelen. Het hoort erbij, aanvaard dat. Als je voldoende het nieuwe gedrag herhaalt, zal het brein nieuwe patronen aanmaken en wordt dit je nieuwe gewoonte.

Het helpt om aan het nieuwe gedrag een positieve beloning te koppelen. Bijvoorbeeld: na een maand productief werken, ga je uiteten. Dan maakt je brein sneller een positieve associatie met het nieuwe gedrag en ben je makkelijker geneigd dit gedrag uit te voeren. Er zullen altijd momenten komen dat je een terugval hebt, dat je uit routine raakt. Dan ben je snel geneigd om terug te vallen op je oude gewoonte, maar je kunt altijd kiezen voor een nieuwe gewoonte. Hoe meer je dit oefent, hoe meer je een nieuwe gewoonte creëert. Je bent niet terug bij af, je hebt alleen een nieuwe trigger ontdekt die niet meer bij je past.”

Deadlines die in je nek hijgen

Als er een deadline is, lukt het ons vaak wel om te concentreren. “Je kunt het dus wel. Vraag jezelf af wáárom het je dan wel lukt. Wat doe je dan? En hoe kun je dat in je dagelijkse werk meer toepassen, zodat je beter kun focussen?” Anneleen vervolgt: “Het begint al met iets simpels zoals niet elke vergadering blindelings accepteren, op tijd pauze nemen en je mail slechts twee tot drie keer per dag checken in plaats van continu en meteen op die nieuwe mail te willen reageren. Communiceer ook je communicatieplan met je collega’s. Wanneer en hoe kunnen ze je bereiken en vooral: wanneer niet. Plan focustijd in en werk dan aan je eigen taken.”

Dat klinkt inderdaad heel simpel, maar kunnen we ons nog wel focussen op één taak? “Focus zul je inderdaad moeten trainen. Begin eens met eten zonder scherm of andere afleiding. Concentreer je heel bewust op één ding tegelijk. Werk een half uur onafgebroken aan één taak. Start met één uur focustijd per dag en bouw dit op in tijd en complexiteit.”

De grootste eyeopener voor Anneleen tijdens het schrijven van haar boek is het besef dat ze niet alles alleen hoeft te doen. Dat ze hulp mag vragen én aanvaarden. “Je hebt mensen nodig die je steunen en helpen. Dat doen ze graag. Als je samenwerkt, raak je veel verder vooruit.”